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Arbeitszeiterfassung: Was gilt? Was kommt? Wie setzen Sie es in SAP HCM um?

Die Arbeitszeiterfassung unterliegt einem tiefgreifenden Wandel, angefangen von der bisherigen Rechtslage bis zu den neuesten Gesetzesentwürfen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Punkte, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen von Bedeutung sind:

• Bisherige Rechtslage
• Rechtsprechung
• Derzeitige Rechtslage
• Gesetzentwurf
• Vergütung
• Praxistipps zur zukünftigen Umsetzung in SAP HCM
• Fazit

Bisherige Rechtslage

Arbeitszeiten sind ein zentraler Bestandteil unseres beruflichen Alltags und es gibt klare Vorschriften, die Arbeitgebende und Arbeitnehmende beachten müssen. Hier sind einige wesentliche Punkte, die in Bezug auf die Arbeitszeitenerfassung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von Bedeutung sind:

• Allgemeine Pflicht zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten über acht Stunden
• Inklusion geringfügiger Beschäftigter
  Auch geringfügige Beschäftigte unterliegen der Zeiterfassungspflicht unabhängig von der Anzahl ihrer Arbeitsstunden. Dies unterstreicht die Gleichbehandlung aller Arbeitnehmenden hinsichtlich der Dokumentation ihrer Arbeitszeiten
• Höchstzulässige Arbeitszeiten und Pausen sowie Ruhezeiten
  Die Einhaltung der höchstzulässigen Arbeitszeiten ist entscheidend, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden zu schützen. Zusätzlich dazu müssen Pausen- und Ruhezeiten strikt beachtet werden, um optimale Arbeitsbedingungen zu gewährleisten. Die gesetzlichen Vorgaben zu diesen Zeiten sind klar definiert und sollten von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden gleichermaßen respektiert werden.

Die genaue Dokumentation und Einhaltung dieser Vorgaben sind nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern tragen auch dazu bei, einen ausgewogenen Work Life-Balance zu schaffen und die Arbeitsbedingungen für alle Beteiligten zu verbessern.

Rechtsprechung

Der Umgang mit Arbeitszeiten und deren rechtliche Vorgaben stehen immer wieder im Mittelpunkt von Gerichtsurteilen. Zwei wegweisende Entscheidungen unterstreichen die Bedeutung der Arbeitszeitenerfassung und ihre rechtlichen Implikationen:

• EuGH, 14. Mai 2019: Aufforderung an den Gesetzgeber
  Der EuGH entschied, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein “objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitserfassung bereitstellen” müssen. Diese Entscheidung wird jedoch vorrangig als Aufforderung an den Gesetzgeber interpretiert. Sie legt nahe, dass die Schaffung klarer gesetzlicher Regelungen zur Arbeitszeiterfassung notwendig ist, um einer einheitlichen und gerechten Umsetzung zu gewährleisten.
• BAG, 13. September 2022: Arbeitszeitaufzeichnungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz
  Das BAG bekräftigte die Relevanz der Arbeitszeiterfassung. Es stellte fest, dass eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeitenaufzeichnung bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz resultiert. Gemäß § 3 Abs. 1 und 2 ArbSchG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen. Dazu gehört auch eine geeignete Organisation, die Bereitstellung notwendiger Mittel und Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass diese Maßnahmen beachtet werden.

Diese Urteile verdeutlichen, dass die rechtlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung zunehmend präzisiert werden. Arbeitgebende sind angehalten, nicht nur auf bestehende Gesetze zu reagieren, sondern auch proaktiv Systeme zur Arbeitszeitenerfassung zu implementieren, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen.

Derzeitige Rechtslage

Im Fokus der aktuellen Diskussionen steht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht (BAG) als bereits bestehend bekräftigt hat. Trotz dieser klaren Position des Gerichts gibt es eine entscheidende Einschränkung: Aufgrund fehlender klarer gesetzlicher Regelungen existiert derzeit zumindest keine klare Grundlage für Bußgelder in diesem Zusammenhang.

Es bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber auf diese rechtliche Lücke reagieren und klare Sanktionen für die Nichteinhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht festlegen wird. In der Zwischenzeit sind Arbeitgeber angehalten, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ernst zu nehmen und mögliche Entwicklungen in diesem Bereich aufmerksam zu verfolgen. Es zeigt sich erneut, wie wichtig es ist, dass Gesetzgebung und Rechtsprechung im Einklang stehen, um eine klare und faire Umsetzung von Vorschriften zu gewährleisten.

Gesetzesentwurf vom 18.04.2023

Am 18. April 2023 veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Referentenentwurf, der signifikante Änderungen in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung vorsieht. Hier sind die wichtigsten Punkte aus dem Entwurf:

• Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Genau, elektronisch und für jeden Arbeitstag
  • Arbeitgeber müssen gemäß dem Entwurf den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzeichnen.
  • Die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung wird betont, wobei verschiedene Methoden wie Zeiterfassungsgeräte, Apps oder „herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme“ in Betracht gezogen werden.
  • Kleine Unternehmen mit bis zu zehn Arbeitnehmern sind von der zwingenden elektronischen Form befreit.
• Verantwortung für die Aufzeichnung und Aufbewahrungsdauer
  • Die Aufzeichnung kann vom Arbeitnehmer oder einem Dritten durchgeführt werden, aber der Arbeitgeber bleibt für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.
  • Die Aufzeichnungen müssen für zwei Jahre aufbewahrt werden.
  • Arbeitnehmer haben das Recht, Informationen und Kopien der Aufzeichnungen einzufordern.
• Abweichungen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung
  • Tarifverträge oder darauf basierende Betriebsvereinbarungen können Ausnahmen festlegen, wie die Aufzeichnung in nicht elektronischer Form oder eine längere Frist für die Aufzeichnung.
  • Besondere Ausnahmen gelten für Arbeitnehmer, bei denen die Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann, wie Führungskräfte, Experten oder Wissenschaftler.
• Übergangsregelungen für die elektronische Form
  • In den ersten Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes können nicht-elektronische Aufzeichnungen (z.B. handschriftlich) genügen.
  • Unterschiedliche Übergangsregelungen gelten je nach Unternehmensgröße.
• Bußgelder bei Verstößen
  • Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden.
• Ausnahmen für leitende Angestellte
  • Leitende Angestellte sind weiterhin von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen.

Kritikpunkte am Entwurf umfassen die fehlende Definition des Arbeitszeitbegriffs, insbesondere in Bezug auf Dienstreisen und Rufbereitschaftszeiten, sowie das Fehlen von Ansätzen zur Flexibilisierung und umfassenderen Reformen. Alle Parteien werden nun gespannt darauf warten, wie dieser Entwurf in der Praxis umgesetzt wird und welche weiteren Diskussionen er in den kommenden Monaten entfachen wird.

Vergütung

In der Diskussion um die Arbeitszeitenerfassung gibt es einige Missverständnisse, die es lohnt zu klären. Hier sind einige wichtige Aspekte:

• Betrifft nur öffentlich-rechtliche Schutzvorschriften
  Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bezieht sich primär auf öffentlich-rechtliche Schutzvorschriften. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre internen Vereinbarungen und Vergütungen unverändert gestalten können.
• Vergütung richtet sich weiterhin nach den Vereinbarungen
  Trotz der Arbeitszeiterfassung bleibt die Vergütung der Arbeitszeit unverändert. Die Regelungen und Absprachen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern bleiben bestehen.
• Praktische Auswirkungen durch genaue Aufzeichnung zu erwarten
  Die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit kann jedoch praktische Auswirkungen haben. Sie ermöglicht eine transparentere Erfassung von Arbeitsstunden und bietet eine Grundlage für die Verbesserung von Arbeitsbedingungen und -prozessen.
• Überstundenklauseln bleiben möglich
  Überstundenklauseln, beispielsweise die Abgeltung von bis zu 20 Überstunden monatlich mit dem Gehalt, sind weiterhin zulässig und können individuell vereinbart werden.
• Grundsätze bezüglich Reisezeiten bleiben bestehen
  Die Grundsätze bezüglich Reisezeiten bleiben unverändert. Innerhalb der regulären Arbeitszeit ist Reisezeit immer zu vergüten. Außerhalb der regulären Arbeitszeit hängt die Vergütung von den Vereinbarungen oder den Umständen ab. Bei höheren Angestellten ist es denkbar, dass Reisezeiten auch ohne gesonderte Vereinbarung in gewissem Umfang mit dem Gehalt abgegolten sind.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Arbeitszeiterfassung nicht zwangsläufig zu gravierenden Veränderungen führt, sondern vielmehr eine Chance für eine präzisere und transparentere Gestaltung von Arbeitszeitmodellen bietet. Unternehmen können weiterhin flexibel agieren und individuelle Absprachen treffen, solange die rechtlichen Grundlagen beachtet werden.

Übergangsregelungen für die elektronische Form

Inmitten der aktuellen Diskussionen um die Arbeitszeiterfassung ist es für Unternehmen entscheidend, geeignete Vorgehensweisen und Medien zu prüfen und vorzubereiten. Hier einige wichtige Überlegungen:

• Geeignete Möglichkeiten der Zeiterfassung prüfen und vorbereiten
  Unternehmen sollten aktiv geeignete Möglichkeiten der Zeiterfassung prüfen und vorbereiten. Die Wahl eines effektiven Systems, das den Anforderungen des neuen Gesetzes entspricht, ist von Bedeutung.
• Automatischer Pausenabzug im Zeiterfassungssystem genügt nicht
  Es ist zu beachten, dass ein automatischer Pausenabzug im Zeiterfassungssystem allein möglicherweise nicht ausreicht. Es gilt, sicherzustellen, dass die Systeme alle relevanten Aspekte der neuen Gesetzgebung abdecken.
• Kein zwingender sofortiger Handlungsbedarf
  Aktuell besteht noch kein zwingender sofortiger Handlungsbedarf. Unternehmen können die Entwicklungen der Diskussionen und des Gesetzgebungsverfahrens abwarten, bevor sie konkrete Maßnahmen ergreifen.
• Weitere Diskussionen und Gesetzgebungsverfahren abwarten
  Die weiteren Diskussionen zu diesem ersten Entwurf und das Gesetzgebungsverfahren bleiben abzuwarten. Es ist ratsam, auf aktuelle Informationen zu achten und flexibel auf etwaige Änderungen zu reagieren.
• Maßnahmen gegen unzulässige Arbeitszeiten ergreifen
  Unternehmen sollten Maßnahmen ergreifen, um unzulässige Arbeitszeiten zu verhindern. Eine genaue Überwachung und Anpassung von Arbeitszeitmodellen kann dazu beitragen, rechtliche Konformität sicherzustellen.
• Prüfung, ob Anpassung der Vergütungsregelungen nötig ist
  Es empfiehlt sich, zu prüfen, ob Anpassungen der Vergütungsregelungen notwendig sind. Eine genaue Analyse der aktuellen Vergütungsstrukturen kann mögliche Anpassungsbedarfe aufzeigen.

Praxistipps zur Umsetzung in SAP HCM

1. Wie soll es fachlich ablaufen?

Die fachliche Umsetzung der Arbeitszeiterfassung erfordert eine sorgfältige Prüfung und Abstimmung mit bereits vorhandenen Regelungen. Hierbei ist die Berücksichtigung der geltenden Gesetzeslage, Betriebsvereinbarungen (BVs) und Tarifverträge (TVs) von großer Bedeutung. Doch wie gestaltet sich dieser Prozess in der Praxis, und gibt es möglicherweise Ausnahmen, insbesondere für spezialisierte Arbeitsgruppen wie „Experten“?

• Bestehende Regelungen berücksichtigen
  Zuallererst sollten Unternehmen die bereits existierenden Regelungen zur Arbeitszeiterfassung eingehend prüfen. Diese können in BVs oder TVs festgehalten oder auf betrieblicher Ebene definiert sein.
• Gesetzeslage beachten
  Die aktuelle Gesetzeslage, insbesondere im Hinblick auf den vorliegenden Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung, muss sorgfältig berücksichtigt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass bestehende Regelungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen oder entsprechend angepasst werden.
• Mögliche Ausnahmen für „Experten“ prüfen
  Ein wichtiger Aspekt bei der fachlichen Umsetzung ist die Überlegung, ob Ausnahmen für bestimmte Gruppen wie „Experten“ in Betracht gezogen werden können.

2. Was sind Ihre technischen Voraussetzungen?

Die Definition des Geltungsbereichs ist entscheidend, wenn es um die Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen geht. Hier einige Überlegungen und Fragen, die Unternehmen bei der Entscheidung unterstützen können:

• Für welchen Mitarbeiterkreis gilt die Arbeitszeiterfassung?
  Die klare Definition des Geltungsbereichs ist der erste Schritt. Welche Mitarbeiter sollen von der Arbeitszeiterfassung erfasst werden? Diese Definition kann je nach Unternehmensstruktur und -anforderungen variieren.
• Vielfältige Möglichkeiten: Excel bis Self-Service
  Es stehen diverse Methoden der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung, von traditionellen Excel-Tabellen bis hin zu modernen Self-Service-Lösungen (auch mit SAP Fiori). Welche Lösung bevorzugen Sie und welche entspricht den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter am besten?
• Auswertung von Zeitereignissen (Infotyp 2011): Ausreichend oder zusätzliche Maßnahmen erforderlich?
  Die Auswertung von Zeitereignissen (im SAP HCM Infotyp 2011) kann ein effektiver Ansatz sein. Überlegen Sie jedoch, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um alle Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Die Art der zu erfassenden Zeitereignisse ist entscheidend. Sollen nur Standardzeiten erfasst werden, oder besteht die Notwendigkeit, spezifischere Ereignisse wie Überstunden oder Sonderleistungen zu berücksichtigen? Eine klare Definition der zu erfassenden Zeitereignisse ist unabdingbar.
• Bedenken und Prüfpunkte: Arbeitszeitplanregeln, Sollarbeitszeit (IT 0007)
  Berücksichtigen Sie bei der Implementierung von Arbeitszeiterfassungssystemen die Pflege von Arbeitszeitplanregeln und die Definition der Sollarbeitszeit (IT 0007). Eine gründliche Überprüfung aller Arbeitszeitpläne in SAP HCM ist dabei unerlässlich.
• Korrektur fehlerhafter Buchungen: Prozesse und Werkzeuge
  Wie soll die Korrektur von fehlerhaften Buchungen erfolgen? Ein effizienter Prozess und klare Werkzeuge für die Korrektur von Fehleingaben sind entscheidend, um mögliche Unstimmigkeiten zu minimieren und die Genauigkeit der Zeiterfassung zu gewährleisten.
• Regelwerk für Zeitauswertung: Pausenregelung, Bildung Zeitkonto, Zeitverstöße
  Ein durchdachtes Regelwerk für die Zeitauswertung ist essentiell. Stellen Sie sicher, dass Pausenregelungen, die Bildung von Zeitkonten und die Behandlung von Zeitverstößen klar definiert sind und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Zeitnachweis: Effizient und transparent gestalten
  Der Zeitnachweis sollte effizient und transparent gestaltet werden. Überlegen Sie, wie dieser Prozess am besten in Ihre Arbeitsabläufe integriert werden kann.

Die klare Definition des Geltungsbereichs und die Auswahl einer passenden Arbeitszeiterfassungsmethode sind entscheidende Schritte für eine erfolgreiche Implementierung. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die technischen Aspekte als auch die individuellen Anforderungen Ihrer Mitarbeiter, um ein effektives und reibungsloses Arbeitszeiterfassungssystem zu etablieren.

3. Wie & wer soll auf Zeitverstöße aufmerksam gemacht werden?

Die Zeitauswertung ist nicht nur ein instrumentelles Werkzeug, sondern auch eine Möglichkeit, Transparenz zu schaffen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Hier sind einige Überlegungen zur Zeitauswertung und dem Umgang mit Zeitverstößen:

• Informationsweitergabe an FK, HR, MA und BR
  Wie soll die Information über die Zeitauswertung gestaltet werden? Eine klare Kommunikation an Führungskräfte, HR, Mitarbeiter und den Betriebsrat ist entscheidend, um ein Verständnis für die erfassten Daten zu schaffen und eine transparente Arbeitsumgebung zu fördern.
• Darstellung via ESS-/MSS-Reporting
  Die Darstellung der Zeitauswertung kann über Employee Self-Service (ESS) und Manager Self-Service (MSS)-Reporting erfolgen. Dies ermöglicht Mitarbeitern und Führungskräften einen direkten Zugang zu ihren individuellen Auswertungen und fördert die Eigenverantwortung.
• Umgang mit Zeitverstößen: Klare Prozesse etablieren
  Wie sollen Zeitverstöße gehandhabt werden? Es ist wichtig, klare Prozesse zu etablieren, die den Umgang mit Verstößen gegen Arbeitszeitregelungen festlegen. Dies kann von Schulungsmaßnahmen bis hin zu disziplinarischen Maßnahmen reichen.

Die Zeitauswertung dient nicht nur der internen Kontrolle, sondern auch der Schaffung von Transparenz und Verantwortlichkeit. Die Darstellung über ESS-/MSS-Reporting ermöglicht den direkten Zugriff auf relevante Informationen. Gleichzeitig ist ein klar definierter Prozess für den Umgang mit Zeitverstößen von großer Bedeutung, um die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen zu gewährleisten.

Unser Ansatz

Sofern bei Ihnen noch nicht vorhanden bzw. eingerichtet, empfehlen wir mindestens eine SAP HCM-basierte Positiv-Zeitwirtschaft “light”. Diese würde neben Customizing von Sollarbeitszeit und Arbeitszeitplanregeln auch definierte Prüfungen auf Arbeitszeitverstöße beinhalten, die auf Basis der Zeitauswertung identifiziert werden. Für die Zeitauswertung selbst müssen Definitionen zur Pausenregel und etwaig gebildeten Salden getroffen werden.

Durch die Erfassung von Zeitereignissen/Stempelungen via Employee-Self-Service kann der gesetzlichen Pflicht nachgekommen werden. Auch die Korrektur bzw. eine nachträgliche Erfassung von Zeitereignissen ist möglich.

Eine Übersicht etwaiger Arbeitszeitverstöße wird auf Basis der Zeitauswertung identifiziert und den relevanten Gremien ebenfalls per Self-Service übersichtlich zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeitenden erhalten zum Monatsabschluss einen Zeitnachweis in ihrer ESS-Bescheinigungszentrale.

Fazit

Inmitten der aktuellen Entwicklungen rund um die Arbeitszeiterfassung offenbart sich eine Zeit des Wandels und der Anpassung. Die jüngsten Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben die Bedeutung einer präzisen Zeiterfassung unterstrichen und verdeutlicht, dass Unternehmen proaktiv auf gesetzliche Veränderungen reagieren sollten.

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. April 2023 legt die Grundlage für eine zeitgemäße Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fest und setzt klare Anforderungen an Unternehmen.

Während sich die rechtliche Landschaft weiter formt, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, geeignete Maßnahmen zu prüfen und vorzubereiten. Die Definition des Geltungsbereichs, die Auswahl technologischer Lösungen, die Anpassung von Vergütungsregelungen und die Entwicklung klarer Prozesse für die Zeitauswertung sind Schlüsselaspekte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Umsetzung. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind hierbei von essentieller Bedeutung, um auf mögliche Änderungen in der Gesetzgebung und der Unternehmenslandschaft vorbereitet zu sein.

Die Zeitauswertung ist nicht nur ein Mittel zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch ein Weg, Transparenz und Verantwortlichkeit im Arbeitsalltag zu fördern. Während Unternehmen in die Zukunft der Arbeitszeiterfassung blicken, ist es entscheidend, eine ausgewogene Balance zwischen gesetzlicher Konformität und individuellen Unternehmensanforderungen zu finden.

Die kommenden Monate werden zeigen, wie sich der Diskurs weiterentwickelt und welche Praktiken sich als wegweisend für eine moderne und effektive Arbeitszeiterfassung etablieren.

Aufzeichnung
Dieser Blogartikel basiert auf einem Vortrag im Rahmen unserer scdsoft Infotage 2023. Falls Sie nicht teilnehmen konnten und Interesse an den Folien und Aufzeichnungen haben, können Sie diese hier anfragen.

Disclaimer:
Dieser Blogartikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern ist lediglich eine Interpretation und Wiedergabe verschiedener Aussagen und Einschätzungen.

Autor: Sean Schröpfer