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SAP HCM for S/4HANA ist da – und nun?

Welche Analysen und Vorbereitungen Sie vor der Migration zu SAP HCM for S/4HANA durchführen und treffen sollten…

Der Wartungszeitraum für die SAP Business Suite 7 (ECC) und das bisherige SAP ERP HCM-System als On-Premise-Lösung endet am 31.12.2027 (mit erweiterter Wartungsgebühr bis 31.12.2030 möglich, siehe SAP-Hinweis 288178). Sofern Sie die SAP HCM-Lösung heute bereits im Compatibility Pack (CP) mit SAP S/4HANA betreiben, enden die Nutzungsrechte bereits zum 31.12.2025. 

Unter dem „Cloud-First“-Credo der SAP ist für die Zukunft im Personalmanagement eindeutig „SAP SuccessFactors“ als zukünftige Lösung vorgesehen. Für Unternehmen, die noch nicht in die Cloud wechseln wollen, hat SAP eine On-Premise-Variante des HCM-Systems auf einer SAP S/4HANA-Instanz angekündigt, die seit Q4 2022 verfügbar ist – SAP HCM for S/4HANA (wir verwenden nachfolgend die inoffizielle Abkürzung „H4S4“). 

Aufgrund der komplexen Anforderungen im Bereich der Personalzeitwirtschaft und v.a. der Personalabrechnung, welche noch nicht 1-zu-1 in SAP SuccessFactors abgebildet werden können (Stand Feb. 2023), ist die Migration von SAP HCM zu SAP HCM for S/4HANA i.d.R. unausweichlich. 

Fakten zu „SAP HCM for S/4HANA, on-premise“:

• Auf Preisliste / verfügbar seit Q4 2022
• Wartung bis mindestens 31.12.2040
• Muss auf einer SAP HANA-Datenbank betrieben werden
• Kann als integrierte SAP-Landschaft mit S/4HANA betrieben werden oder als „H4S4“ stand-alone System
• Migrationswerkzeuge & -dienste (ALE-Schnittstelle zu SAP S/4HANA) werden von SAP gestellt 
• Funktionen aus SAP ERP HCM bleiben weitestgehend erhalten (siehe unten)
• Lizenz-/Vertragsumstellung gegenüber SAP notwendig

Wege für Ihre SAP HXM-Landschaft

Derzeit befinden sich die meisten Kunden in einer der vier links dargestellten Szenarien. Für den Zeithorizont über den 01.01.2028 hinaus ergibt sich eine Systemlandschaft bestehend aus S/4HANA-System (für den ERP-Bereich), SAP HCM for S/4HANA (integriert / stand-alone) und potenziell SAP SuccessFactors als Ergänzung, beispielsweise für einen Talent-Hybrid oder gar einen Core-Hybrid Ansatz.

Im Verlauf der Zeit bis zum 31.12.2027 müssen Sie auf „H4S4“ migrieren. Im Zuge der Umstellung auf „H4S4“ sind einige vorbereitende Maßnahmen zu treffen. Auf diese möchten wir im Folgenden eingehen.

Unserer Meinung nach gibt es zwei grundsätzliche Aspekte, die zu bedenken und zu durchdenken sind:

Generelle Gedanken zur SAP HR-IT-Strategie

• Wie sind die Abhängigkeiten zum ERP-System und dessen S/4HANA-Pläne?
  • Sprechen Sie Ihre SAP ERP Kolleginnen und Kollegen an. Die S/4HANA Einführung wird häufig durch das Finanzwesen (FI) getrieben. Auch dort gibt es Abhängigkeiten zum HCM-System (neues Hauptbuch, Umstellung der Buchungskreise/Kostenrechnungskreise/Kostenstellen/Kontenpläne, neues Business Partner Modell, usw.) 
• Was können zukünftige Hosting-Optionen für Ihr SAP (HCM)-System sein?
  • Neben dem „klassischen“ Betrieb als On-Premise-Lösung kann auch ein Betrieb in der Private Cloud Edition (PCE) via SAP bei einem Hyperscaler in Betracht gezogen werden (Stichwort „SAP RISE“). Auch dies kann/muss im Gesamtkontext mit dem S/4HANA-System betrachtet werden.
• Wie nutze ich dies zur Digitalisierung und Optimierung meiner HR-Welt?
  • Der Umstieg von der Business Suite 7 auf „H4S4“ bietet aus mehreren Aspekten Möglichkeiten zum Ausbau der digitalen HR-Transformation:
    • Einerseits werden einige SAP Fiori Self-Service Anwendungen neu für „H4S4“ von der SAP entwickelt und zur Verfügung gestellt.
    • Einige bisherige Funktionalitäten fallen unter „H4S4“ weg und müssen durch SAP Fiori Anwendungen oder SAP SuccessFactors-Anwendungen ersetzt werden (siehe „Simplification Items”).
    • Das neue Lizenzmodell für H4S4 kennt die klassischen Named User Metriken für Employee- und Manager-Self-Service User nicht mehr. Für Unternehmen, die sich bisher vor der Investition in die Self-Service-Lizenzen gescheut haben, bietet dies neue Möglichkeiten.
• Welche Funktionalitäten bietet SAP SuccessFactors?
  • Prüfen Sie Ihre Anforderungen an eine zukünftige (globale) Personalwirtschaftssoftware: Welche Anforderungen haben Sie im Talent Management, die heute noch nicht adäquat erfüllt werden? Besonders in diesen Modulen (Recruiting, Onboarding, Performance & Goal Management, Succession Planning, Learning Management) ist SAP SuccessFactors stark und sollte bei der Auswahl einer Softwarelösung immer berücksichtigt werden.
  • Haben Sie Bedarf an einer globalen MA-Stammdatenhaltung? Dann validieren Sie den Einsatz von Employee Central (PA & OM in der Cloud) im Zusammenhang mit einem Core-Hybrid-Ansatz. 

Wir stehen gerne als strategischer Partner zur Ausarbeitung einer SAP HR-IT Strategie für Sie zur Verfügung. Im Rahmen unserer Strategie-Workshops erarbeiten wir basierend auf Ihren Anforderungen und Ihrer Ausgangssituation die passende Strategie. Sprechen Sie uns an!

Haben Sie Ihren Umzug schon geplant?

Machen Sie sich einen konkreten Fahrplan für die Migration zu „H4S4“. Wir empfehlen, die Migration von SAP HCM zu SAP HCM for S/4HANA wie einen Umzug im „echten“ Leben zu betrachten.

• Wie sind meine Gegebenheiten in dem neuen Haus? Passt mein bisheriges Mobiliar entsprechend rein?
  • Stichwort: Simplification Items (SAP-Hinweis 3091160)
  • Stichwort: H4S4 Readiness Check (SAP-Hinweis 2913617) – lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Artikel zum S/4HANA Readiness Check
    • SAP Basis Release? 
    • Datenbank?
    • EhP? 
    • Unicode-ready?
• Was möchte ich mitnehmen?
  • Stichwort: Aufräumen & Ausmisten – Strukturen ausdünnen, Daten sperren & löschen
    • DSGVO!
    • Überprüfung der benötigten HR-Unternehmens- und Personalstruktur
    • Kritische Überprüfung aller Modifikationen im SAP HCM
    • Überprüfung aller Z-Programmierungen und aller Schnittstellen
• Was machen die Nachbarn – im alten Haus und im neuen Haus?
  • Abstimmung mit SAP ERP bzw. SAP S/4HANA-Projektteam unbedingt notwendig!
• Miet-/Kaufvertrag
  • Frühzeitig mit dem SAP Account Management Kontakt zur Lizenzkonvertierung aufnehmen 

Welche SAP HCM-Funktionen fallen unter „H4S4“ weg?

Prüfen Sie frühzeitig den SAP-Hinweis 3091160 und die einzelnen „Simplification Items“. Unserer Erfahrung nach sind einige Unternehmen zu folgenden Aspekten betroffen:

• Manager‘s Desktop (PA-MA)
  • Die gesamte Funktionalität des Manager‘s Desktop (MDT) wird nicht mehr unterstützt.  
  • Alternative: Umstellung der verwendeten Funktionalität mit Hilfe von Manager-Self-Services (MSS) basierend auf SAP Fiori und/oder Web Dynpro ABAP (WDA). 
  • Empfehlung scdsoft: Verwenden Sie hierzu die Möglichkeiten des SAP Fiori Launchpads mit den Möglichkeiten der SAP MSS-Funktionalität. Für die einfache Ausgabe von Reports per SAP Fiori steht Ihnen eine SAP Standard-App „My Reporting“ zur Verfügung. Schneller und einfacher können Reports mit Hilfe der scdsoft-App „Reporting Cockpit“ individuell ins SAP Fiori Launchpad ausgerollt werden.
• Employee- und Manager-Self-Services
  • Die folgende SAP ESS- & MSS-Technologien werden zukünftig nicht mehr unterstützt:
  • ESS basierend auf dem ITS  
  • ESS basierend auf Web Dynpro for Java 
  • ESS basierend auf BSP 
  • ESS / MSS UI5 aus HR Renewal)
  • Empfehlung scdsoft: Die oben genannten Technologien müssen mit SAP Fiori oder Web Dynpro ABAP (WDA) Anwendungen abgelöst werden.
• Teile der SAP HCM-Zeitwirtschaft werden nicht mehr unterstützt!
  • Der „alte“ Infotyp 0005 „Urlaubsanspruch“ muss jetzt FINAL umgestellt werden. Wer diesen Informationstyp „immer noch“ nutzt, sollte die Umstellung zeitnah angehen.
    • Empfehlung scdsoft: Umstellung auf IT 2006 „Abwesenheitskontingent“
  • Gleiches gilt für den Infotyp 0083 „Abgeltung Urlaubsansprüche“
    • Empfehlung scdsoft: Umstellung auf IT 0416 „Zeitkontingentabgeltung“
  • Der Infotyp 2005 „Mehrarbeit“ wird nicht mehr unterstützt!
    • Empfehlung scdsoft: Umstellung auf IT 2002 „Anwesenheiten“
  • Anbindung von Zeiterfassungsterminals: die Schnittstelle KK1 wird nicht mehr unterstützt.
    • Empfehlung scdsoft: Umstellung auf HR-PDC
• Sie betreiben das SAP Reisemanagement „FI-TV“ auf dem SAP HCM-System (und nicht auf dem SAP ERP-System)?
  • Gemäß Schaubild zum Lösungsumfang von SAP HCM for S/4HANA (H4S4) wird „FI-TV“ als ein Teil von SAP S/4HANA betrachtet. Es kann bzw. darf zukünftig nicht mehr auf dem HCM-System, also dem „H4S4“, betrieben werden.
  • Folgende Möglichkeiten bestehen:
    • Sie betreiben „FI-TV“ auf dem SAP S/4HANA-System
    • ACHTUNG: Dies ist aber nur im SAP S/4HANA On-Premise Betreibermodell möglich! In einer der S/4HANA Cloud Editionen (z.B. Private Cloud Edition) ist kein Betrieb von FI-TV vorgesehen.
    • Sie prüfen den Einsatz von SAP Concur als Cloud-Lösung.

Wir unterstützen Sie mit unseren erfahrenen Experten bei der Planung und der gesamten Transformation:

• Wir unterstützen Sie aktiv bei dem „H4S4“ Readiness Check und der erforderlichen Simplification-Analyse Ihrer aktuellen SAP HCM-Installation.
• Wir unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung aller notwendigen Vorbereitungen hin zu einer optimierten SAP HCM for SAP S/4HANA Migration.
• Wir unterstützen Sie bei der Datenbereinigung hinsichtlich DSGVO.
• Wir haben SAP Fiori Add-On-Lösungen, um schon heute die HR-Digitalisierung aktiv voranzutreiben und nicht mehr unterstützte Funktionen in Fiori-Szenarien zu ersetzen (MDT).
• Mit unserem Migrationstool unterstützen wir Sie optional bei der Transformation in den Bereichen System Landscape Optimization (SLO), Systemtrennung, Systemkonsolidierung und Systemverschmelzungen.

Autor: Sean Schröpfer